KI-Einsatz & Digitalisierung bei der Stadtverwaltung Lorch
Die Stadtverwaltung Lorch treibt die Digitalisierung ihrer Arbeitsprozesse konsequent voran und setzt dabei zunehmend auch auf den Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) – selbstverständlich unter strikter Beachtung aller rechtlichen Vorgaben.
Seit Anfang des Jahres werden schrittweise verschiedene KI-gestützte Anwendungen in den Arbeitsalltag integriert. Ziel ist es, interne Abläufe effizienter zu gestalten, Ressourcen zu schonen und die Servicequalität für Bürgerinnen und Bürger weiter zu verbessern. Ein wichtiger Baustein war ein umfassender Workshop für alle Beschäftigten zur Nutzung von ChatGPT. Dabei wurde praxisnah vermittelt, wie digitale Werkzeuge sinnvoll in den Arbeitsalltag eingebunden werden können, um Prozesse zu optimieren und wertvolle Zeitressourcen einzusparen.
Auch im Personalbereich wurde ein bedeutender Schritt umgesetzt: Mit der Einführung der digitalen Bewerbersoftware BITE ist das Bewerbungsverfahren nun vollständig digitalisiert. Stellenanzeigen werden zentral online veröffentlicht, und der gesamte Bewerbungsprozess erfolgt effizient und medienbruchfrei innerhalb der Verwaltung.
Eine weitere Neuerung betrifft die Arbeit des Gemeinderats: Die Sitzungen werden künftig aufgezeichnet und mithilfe der Software Speechmind automatisiert in Textform überführt. Auf dieser Grundlage entstehen Entwürfe für Ergebnis- und Kurzprotokolle sowie für die Sitzungsniederschriften. Diese werden im Anschluss sorgfältig durch die Verwaltung geprüft, bei Bedarf überarbeitet und final freigegeben. Die inhaltliche Verantwortung bleibt dabei uneingeschränkt bei der Stadtverwaltung. Durch diese Unterstützung kann insbesondere bei längeren Sitzungen eine erhebliche Zeitersparnis erzielt werden.
Bereits seit über zwei Jahren erfolgreich im Einsatz ist der digitale Gremiendienst Session. Über das Gremieninformationsportal auf der städtischen Homepage stehen alle relevanten Unterlagen online zur Verfügung: Die Sitzungsunterlagen können jeweils etwa eine Woche vor der Sitzung von interessierten Bürgerinnen und Bürgern eingesehen werden. Das Kurzprotokoll wird in der Regel bereits in der darauffolgenden Woche veröffentlicht, während die ausführliche Niederschrift nach etwa vier Wochen abrufbar ist. So werden Abläufe spürbar vereinfacht, Bearbeitungszeiten verkürzt und Informationen für alle Beteiligten schneller zugänglich gemacht.